何らかの理由で会社に遅刻する場合、必ず連絡と説明、謝罪などの対処をしなければなりません。
では、どんな手順で、誰に連絡し、誰にどう説明謝罪すればいいのか。
ここでは「遅刻することがわかった段階」から「会社に遅れて出勤した段階」までの対処の流れをご紹介します。
まず、直属の上司にメールで連絡
遅刻することが判明した段階で、速やかに遅れることを連絡しなければなりません。
連絡すべき相手は、直属の上司です。
もし、その時点で、上司がすでに出勤していることがわかっていれば、会社にいる上司宛に電話するのがベストです。
しかし、そういうケースは稀でしょう。
ほとんどの場合、上司は出勤途中か、まだ自宅にいるにちがいありません。
ですから、電話ではなくメールで連絡するほうが、マナーにかなっているといっていいでしょう。
詳しい説明はあとですればいいことですから、「電車の遅延により」とか「体調不良により」など、簡潔な理由を述べ、遅刻する旨、連絡しましょう。
その際、忘れてはならないのは、どれくらい遅れるのか、およその時間を明示することです。
なお、上司が代休を取っているとか、出張中で不在という場合は、セクション内の立場の上の人に連絡するようにしましょう。
可能であれば、上司が出勤したころを見計らって、電話で連絡
まずそのようにメールで伝えておいて、上司が出勤したころを見計らって、改めて電話連絡するのが、好ましい対処法です。
ただ、出勤途中で、電車などで移動していれば、それは不可能でしょう。
電車内から電話するのは社会的なマナー違反になりますから、これは、あくまでも無理がない範囲内で、自己判断してください。
「乗換途中など、可能であれば電話を入れるのがベスト」と考えるといいでしょう。
なお、これは大幅な遅刻の場合であって、5分や10分の遅刻の場合は必要ありません。
朝イチの仕事があれば、同僚に連絡し、仕事を依頼
例えば、朝イチで来客があるということもあるでしょう。
その場合は、同僚が出勤したころを見計らって、電話連絡。
「朝イチでこういう仕事があるから、代わりに対応してほしい」と依頼しましょう。
この場合、遅刻の理由をくどくど述べたり、言い訳したりするのはNG。
出勤したばかりの同僚は自分の仕事でいそがしいはず。
そこにさらに、こちらの仕事も依頼するのですから、できるだけ簡潔に、短時間で伝えるようにしましょう。
その際、「申し訳ない」という気持ちもしっかり伝えるようにしましょう。
出勤したら、直属の上司に謝罪と説明
出勤したら、最初に直属の上司のところへいきます。
そして、遅刻したことの謝罪と、その理由の説明をするのです。
例えば、電車が遅延した場合は、遅延証明書などがあるでしょうから、それを見せて説明すればOK。
「寝坊」など、個人的なトラブルやミスが原因のことも少なくないでしょう。
その場合は、上司の性格や、日ごろからの関係によって説明の仕方がちがってきます。
もし、正直に話しても問題ないような関係であれば、「寝坊しまして」と伝えてかまいません。
しかし、そうでなければ、「ちょっと体調がすぐれなかったものですから」というように、あいまいな説明にしたほうが無難でしょう。
お子さんのいる方なら、「子供が体調を崩しまして」というような説明も有効です。
ただ、「遅刻の理由はできるだけ正直に」というのが大原則。
いつも同じようなウソの理由で遅刻を繰り返すのは、絶対にNGです。
上司のところへ行ってからの話の流れは3段階。
「謝罪」「理由の説明」「再びの謝罪」です。
仕事を依頼した同僚への謝意
3つめの項目で説明したように、同僚に仕事の依頼をした場合は、その同僚に謝意を伝えなければなりません。
依頼した仕事がどうなったかの説明を聞き、「ありがとう」という感謝と、「申し訳なかった」という謝罪を表するのです。
このやりとりも、できるだけ簡潔に、短時間ですませんましょう。
仕事が増えた分、同僚はいつもよりスケジュールがタイトになっているにちがいありません。
また、自分自身も、遅刻した分を取り戻さなければなりませんから、無駄な時間を作るべきではないのです。
速やかに仕事を開始
遅刻したとき、一番強く意識すべきなのが、「速やかに仕事を開始する」ということです。
当たり前のことのようですが、実際にはこれを守れない人が少なくありません。
同僚に、遅刻した理由をくどくど説明したり、電車のアクシデントなどを、おもしろおかしく説明したりする人が、意外に多いのです。
そんな無駄話をされる同僚は迷惑でしょうし、上司もそんなやりとりを見ているものです。
周囲に迷惑をかけ、自分の評価を貶めるような無駄話は避け、すぐに仕事を始めましょう。
会社に遅刻をしても評価を下げない様にしよう
会社に遅刻する場合の対処法をご紹介しました。
ポイントは「遅刻が判明したら、すぐに対処する」「連絡する相手は直属の上司が原則」「出勤後は簡潔に謝罪と説明をし、速やかに仕事を開始する」ということです。
もちろん、遅刻は避けなければなりません。
しかし、その対処の仕方によっては、評価を下げないで済むこともあるのです。
「会社を遅刻する時どうすれば良いか。遅刻の報告から出勤まで」への感想コメント一覧
そうですね、ビジネスマナーの一つですね。電車による遅刻は別としても、朝寝坊などの怠慢による遅刻はそれ自体をどう防止するかをまず考えたほうが良いと思います。