仕事をしていると、どんどん名刺が増えてしまいます。
仕事によっては何百枚も名刺をいただいていたりすることもあります。
増えてしまった名刺をそのままにしておくと、ごちゃごちゃになって、いざという時に役に立ちません。
もらった名刺の上手な保管方法を知って、スッキリしましょう。
会社別に名刺ファイルに入れる
もらった名刺の保管方法で、一番仕事に役にたつのは、会社別に名刺ファイルに入れるという方法です。
仕事の関係で名刺をもらうことが多い人は、このやり方が一番オススメだと言えるでしょう。
一つの会社につき、関係者から何枚も名刺をもらうとしたら、その会社専用の名刺ファイルを用意しましょう。
そしてそのファイルにその会社の人間からいただいた名刺をすべて入れてしまいます。
もし、その会社の人間にアクセスしたいと思ったら、その名刺ファイルを開けばいいのです。
名刺には部署ごとの電話番号や、携帯電話の番号も記載されているので、簡単に連絡を取ることができるでしょう。
会社ごとに名刺ファイルを作っておけば、その会社のどの人と連絡を取ったことがあるのか、それも分かるようになります。
「この課の○○さんとも名刺交換していたんだ、じゃあ今回の仕事はこちらに相談してみよう」と、フレキシブルに対応できるようになるでしょう。
会社別に名刺ファイルを作れば、連絡先がはっきりして、そしてその会社ごとの関係者が分かるようになって、とても便利になります。
アイウエオ順に分けて保管する
もらった名刺の保管方法で一般的なのは、名刺をアイウエオ順に分けて保管するという方法です。
アイウエオ順に分けることで、取り出したい会社の名刺をすぐに探し出すことができるでしょう。
会社がいくつも分散している場合、できるだけ一つのファイルにまとめて保管する方が、いざとなったら探しやすいです。
アイウエオ順になっているなら、会社の名前さえ言えば、それこそ誰でも探し出せます。
出先で急に名刺ファイルをめくって調べてもらいたいような時も、人に頼みやすいです。
「会社名がアから始まるから、最初の方から調べて下さい」と言えば、見つけることはそれほど大変ではありません。
アイウエオ順に分けて保管する方法は、名刺の保管方法の中でもとてもスタンダードです。
誰にでもできて、しかも名刺を探しやすい、そういう方法です。
名刺を業種ごとに分類する
名刺の枚数が多い時、会社がバラバラの名刺が増えてしまったりします。
仕事関係で様々な業種に関わって、しかも会社の数が多い場合は、名刺を業種ごとに分別してみましょう。
例えば仕事が旅行関係だったりすると、様々な業種の名刺が集まってしまいます。
取引先の「旅行会社」の名刺だけでなく、他にも「バス会社」や「電鉄関係」「航空関係」さらに「宿泊先のホテル」などと、本当に色々です。
そういう時は、もらった名刺を「旅行会社」や「バス」「電鉄」「航空」などと分類してみましょう。
いざ「ホテル」に電話と言いう時は、ホテル関係者の名刺が保管されている名刺フォルダーを探せばすぐ出てきます。
仕事関係でいただく名刺が、様々な業種となるなら、そうやって業種ごとに分類しましょう。
そして名刺フォルダーに入れてしまいます。
後から名刺を探しやすい、そういう保管方法となるでしょう。
仕事の名刺とプライベートの名刺は必ず分ける
もらった名刺の保管方法で、絶対外せないのが、仕事の名刺とプライベートの名刺を分けて保管するということです。
これらを一緒にしまっておくと、名刺フォルダーがごちゃごちゃしてしまって、訳が分からなくなってしまうからです。
仕事で知り合ったとしても、厳密に考えると「仕事」ではない名刺も、意外とあったりします。
取引先の人から紹介してもらったおいしいレストランの名刺など、いつか自分が接待に使う時に、ぜひ活用したいと思ったりします。
その名刺は、仕事の関係でもらうことになったわけですが、しかし仕事の名刺ではありません。
そういう名刺はまた別に分けておく方が、名刺フォルダーがスッキリしてわかりやすくなります。
プライベートでもらう名刺というのは、仕事関係の名刺と比べて、それほど多くなりません。
「プライベート」といいう一つのくくりにしてしまいましょう。
そうすれば、名刺を探す時にも分かりやすいはずです。
名刺を保管する時は、仕事とプライベートの名刺をきちんと分けて保管しましょう。
その方がごちゃまぜにならず、帰って便利になるはずです。
もう使わない名刺は名刺ボックスに入れて保管しておく
今までもらった名刺の中で、実は今はもう見ることがない名刺もあるはずです。
そういうもう使わない名刺は、別の名刺ボックスに分けて保管しておく方がいいでしょう。
以前名刺をいただいたけれど、部署が変わってしまって、その名刺では役に立たないそうなったら、その名刺は役に立ちません。
定期的に名刺フォルダーをチェック仕手、そういういらない名刺は処分してしまう方がいいでしょう。
しかし、何かの拍子で使うことがあるかもしれないと思うなら、別の名刺ボックスなどにまとめて入れてしまいましょう。
もしかしたら「以前この方と連絡を取っていたのです」と、説明する場面があります。
念のためとっておきたいと思うような名刺は、別に分けておくようにしましょう。
そうすれば、今使うことが多い名刺と混ざってしまうことがありません。
使わない名刺の整理が重要
もう使わない名刺は、また別の名刺ボックスに入れて保管しておくことが、オススメな名刺の保管方法です。
集まり過ぎた名刺は、定期的にチェックして、きちんと分類しないと、増えすぎてしまって収拾がつかなくなってしまいます。
いざという時にすぐ探し出すことができるようにするのが、正しい名刺の保管方法です。
せっかく人からいただいた名刺なのですから、大切に扱って、きちんと分類して保管するようにしましょう。
「名刺を簡単にスッキリ整理して保管する方法」への感想コメント一覧
付き合いが増えていくと管理が面倒になったり、整理する時間が作れなかったりするのでとても参考になる記事でした。