仕事の生産性を上げるコツ。タスクの整理をして効率をアップしよう

最終更新日:2016年2月7日

社会人になると、どうしてもたくさんの仕事をこなさなくてはいけないこともあります。

そんな時、仕事の生産性を上げたいなんてぼんやり考える人もいるのではないでしょうか。

そこで今回は仕事の生産性を上げるちょっとしたコツをご紹介します。

1.ふせんで未決既決を

まずはスケジュール帳を見直してみましょう。

1年のはじめに購入したものの、3日坊主で終わっている人も多いのではないでしょうか。

スケジュール帳でタスク管理をしてみると、できていない仕事(未決)、やった仕事(既決)の分類をしやすくなります。

やり方は簡単で、手帳にこれからやりたい仕事をふせんごとに書いて貼りつけます。

例えば、1枚目のふせんには「A様へメール」、2枚目には「B社の企画書提出」といったようにです。

やったらふせんは捨てたり、ウィークリーの欄に移動させます。

こうすることで、その時にやるべき仕事が見えるので「どんな仕事があったっけ?」ということがなくなります。


2.人にまかせることもアリにして

女性の中には、こだわりが強いと自分一人で何でもやりたくなる性格の人がいます。

ただ、生産性を上げるには、人にまかせることも大切です。

自分ひとりで抱え込むのではなくて、信頼してまかせてみると思ったよりも仕事がはかどります。

その人にまかせる=その後にチェックする手間はあるものの、自分ひとりでゼロからつくりあげるよりも1人で仕事をするよりも格段にかかる時間が減ります。

思ったよりも仕事をこなしてくれることもありますし、仕事ができる人にまかせることもできます。

しかも、最初は仕事の速度が遅い場合も、その人が仕事を覚えてくれるようになると、格段にスピードアップできるようになります。


3.時間がある時に骨子作り

時間に余裕がある時は、次の仕事に取りかかっておきましょう。

Aの仕事とBの仕事があり、Aの仕事を完了させてからBの仕事に取り掛かっていては遅い時があります。

手帳を見て、次の仕事にとりかかれそうな時にメモをしておいたり、新しいエクセルやワードのファイルを作成しておくとスムーズです。

メインがAの仕事だったらBにそこまでの時間と手間はかけられないこともあると思うので、5割~8割くらいの手間でも構いません。

例えば、Bの仕事の骨子だけ作っておいて、仕上げは後で、にしておくことで仕事がやりやすくなります。

これもゼロから作るよりも時短になり、Aの作業をしている時の息抜きにもなります。

思いついたときにちょっとだけ作っておくだけでも構いません。


4.マルチタスクをするなら曜日別仕事にして

例えば、たくさんの仕事をかけもちしていて大変な場合は、作業をする時間を分けたり、曜日別の仕事にしてみましょう。

A社をメインにしている場合は、A社の仕事を月~水の曜日にして、B社の仕事は木、金曜日にするといった具合にやります。

また、A社は午前中の12時までに作業して、B社は午後の時間に作業する、など時間で区切っても良いでしょう。

こうすることで、どちらか一方だけの仕事にかかりきりで、他の仕事に手をつけられなかったといったことがなくなります。

曜日や時間を決めることで慣れてくると「時間内に終わったので、今週はスムーズだった」と時間の余裕を感じられるほどになります。


5.未決既決ボックスを

1の例と似ていますが、実際に書類を作成して提出する会社であれば、ボックスを2つ用意しておいて「未決既決ボックス」にしておきましょう。

クリアファイルをたくさん用意し、未決の仕事も昨年のデータなどを印刷して入れておくと、これからやる仕事の参考になります。

既決ボックスには、完成した書類のほか、参考にした書類も一緒に入れておくと上司への説明の時に役立ちます。

自分の中の既決ではあるものの、提出した書類でも上司決裁待ちだったりすると、決裁時にすぐに説明をしなくてはいけません。

そんな時に既決ボックス内のクリアファイルに参考資料を入れておくだけでスムーズに話をすることができます。

もちろん、クリアファイルごとに、Aの仕事、Bの仕事と分けて入れておいてください。


6.煮詰まった時は寝かしてみる

仕事がどうしてもうまくいかない時があります。

そんな時はお休みすることも大切です。

提出期限まで、まだ間に合うようなら”寝かしてみて”改めて読み直し、訂正を入れてみるとぐっと変わってよくなることがあります。

期限まで時間がない時にはできない手法ではあるものの、すぐに訂正するよりも他のことをすることで、気持ちがリセットされる場合があります。

仕事の生産性を上げよう

忙しくて、もっと生産性を上げたいと思った時にできるコツをご紹介しました。

女性も仕事をまかされると、次へ次へと仕事を割振りをしていかなくてはいけなくて大変です。

忙しい中で仕事をしていくときにできるちょっとしたコツを一度お試しください。