仕事をしていると「うっかり」というのは誰にでもつきものです。
人間ですので忘れてしまうのは仕方のないことではあります。
とはいえ、それが度を過ぎると周りから白い目で見られてしまいます。
職場環境を自ら悪化させて働き続けるのは避けたいもの。
仕事でやるべきことを忘れないためにすべき、6つのことをご紹介します。
メモを取る
仕事をする上でメモを取らないのは言語道断。
紙でも電子機器でも、とにかく頼まれた仕事はメモを取りましょう。
仕事のやり方を先輩から習う際にも、メモを取って、やり方を忘れないようにしますよね。
やり方だけでなく、口頭で頼まれた仕事もメモを取ることで忘れにくくなります。
そのメモをなくさないことが大前提ではありますが、もし万が一、そのメモをなくしたとしても、ただ聞いただけよりも、書くという動作をしているので、思い出しやすくもなるのです。
頼まれたことをメモして怒るような人はいません。
むしろ「ちゃんとやろうとしている」という姿勢が見えるので好印象です。
また、頼まれた仕事だけでなく、自分自身で「あれやらなきゃ」と思い出すこともありますよね。
そういう場合もメモを取ることで忘れずにやることができます。
メモを統一する
たまにメモを取っていても忘れる人っていますよね。
そういう人はメモを取る場所を決めていないことが多いのです。
特に多いのが、近くにあった書類を持ち出し、そのスペースに書く人。
その書類を必ず後から見返すものならまだしも、そうでない場合は、忘れて破棄してしまうのが関の山です。
これではメモを取った意味がありません。
メモを取る場合は、メモを取る手帳や電子機器等、必ず統一することがポイント。
たとえメモしたことを忘れても、何か別のことでメモを開けば、そこにメモが残っているので備忘録になるのです。
もちろん手ぶらの時に仕事を依頼され、とっさにその辺のもので済ませてしまう場合もあります。
その時は、必ずメモを入れる場所を決めておくことです。
例えば、メモは必ず右ポケットにしまう、というような場所決めをしていることで、劇的に改善されます。
メモを見返す習慣づくり
せっかくメモを取ったとしても見返さなければ意味がありません。
沢山仕事がたまってくると、どうしても忘れていきます。
メモを取ったことさえ忘れてしまうことだってあるのです。
メモを取ったらメモを見返す習慣を作ることがポイント。
例えば、ランチ休憩に行く前と帰宅する前に見る、というようなこと。
こうすることでメモを取ったことさえ忘れても、必ずそのメモを見返すことができるようになります。
ここで重要となるのが、先に紹介したメモを統一するということ。
普段メモするものを決めておくことで、習慣づけがしやすく、見返しもスムーズに行えます。
メモを見返すことで、やるべき仕事を思い出し、忘れてしまうということがなくなるのです。
ToDoリストに落とし込む
アプリや文具でToDoリストってありますよね。
これを活用することで忘れることも格段に減りますし、何より仕事の効率もあがります。
やるべき仕事をToDoリストに落とし込むことで、仕事の優先順位が見えてきます。
仕事は優先順位を考えながら進めなければ、効率が非常に悪くなります。
やるべきことを忘れがちの人は仕事の効率も悪いことが多いです。
するべきことがリスト化されることで、何をすべきなのかが一目瞭然となり、忘れなくなります。
ToDoリストは普段目にする場所に
アプリにしろ文具にしろ、ToDoリストは必ず目にするところに置き、いつでも見ることができる状態にしておきましょう。
そうすることで、自分の仕事の進行具合も把握でき、たとえ忘れていた仕事があったとしても、すぐに思い出すことができます。
ToDoリストをせっかく作ったとしても、それを確認しなければ結局何も変わりません。
宝の持ち腐れです。
事務系で内勤の仕事の人はデスクトップやPC周り、営業系でほとんど席を空けている人はケータイや手帳にToDoリストを作っておきましょう。
嫌でも目にするところにあれば、やるべきことを忘れられなくなります。
完了したものはToDoリストから必ず消す
ToDoリストに沢山書き込むことは良いことですが、完了したものをそのまま残しておくと、まだ終えていないやるべきことが埋もれてしまい、見落とす原因となります。
終えた仕事は必ずアプリの機能や、文具の場合は斜線で消すようにしましょう。
その際に完了した日付等を記録しておくと便利です。
例えば、依頼されていた資料を提出していたにも関わらず、「あの資料はどうなった?」と聞かれることも、実際なくはないです。
きちんと完了した記録がなければ、「先日、●●さんに提出したと思うんですけど…」と曖昧な返事しかできなくなります。
ToDoリストに記録があれば、振り返って「●月●日に仕上げて●●さんに提出していますよ」と言うこともできるようになります。
仕事で信用されるためにやるべきことを忘れることをやめよう
やるべきことを忘れてしまうと、仕事での信用を失います。
仕事は信用で成り立っているようなものです。
「この人が期日までに完了してくれる」という信頼によって、仕事は任せてもらえるのです。
人間だれしも忘れることはあります。
それをいかに未然に防いでいくかが、大きなポイント。
優先順位をつけて、やるべきことをきちんとすることで、あなたの評価も高くなっていくのです。
「仕事でやることを忘れない様にする方法」への感想コメント一覧
メモをとるというのは仕事をする上で大事な事ですね。よく頭で覚えるとか、体で覚えるとかありますが、やっぱりその方法だと忘れることもあるだろうし、常にメモをとるという習慣を身につけることが大事な気がしました。
社会人の必須アイテムはペンとメモ帳だと改めて思いました。頭の中でだけで覚えておくのには限界があります。必ずメモして、後で見直した方がいいと思います。
事前に計画を綿密に立てていたとしても、
当日の仕事の流れや進捗、突発的な出来事で順序や優先順位が変わってしまう。
そこは柔軟に対応しなくてはならない。メモする媒体や端末は何でも良いので、私は常にメモとにらめっこしながら進めるようにしてます。
いいと思います