会議や会合の誘いを上手く断る方法

最終更新日:2016年6月15日

仕事をしていると、会議や会合に出る機会も多くあります。

しかし、どうしても出れない時や、出たくないこともあるでしょう。

そういう時、角を立てずに断るにはどうしたらいいでしょうか。

会議や会合を上手に断る4つの方法をご紹介します。

1.外の仕事に差しさわりがあることを伝える

会議や会合に出るように言われた時、それを上手に断るための方法に「他の仕事に差しさわりがある」と伝える方法があります。

その会議や会合に出てしまうと、今抱えている案件が間に合わなくなってしまうかもしれないと話して、会議や会合を欠席させてもらうように頼んでみましょう。

以前から分かっていた会議や会合ならまだしも、急に言われた会議や会合のスケジュールが、今やっている仕事に影響してしまうということがあります。

会議や会合もとても大切ですが、そちらに時間を取られてしまって、仕事自体が納期に間に合わないとなると、そのことの方が重大です。

会議や会合に出られないということを、丁寧におわび申し上げて、その上で仕事に集中させてもらいたいと伝える様にしてみましょう。

どうしてもその会議や会合にあなたの出席が必要ということは稀なはずです。

他の仕事に差しさわりがあると説明して「残念ですが」という言葉と共に、会議や会合に出なくてもいいようにしてもらいましょう。


2.前もって「それに出るのは難しい」と伝えておく

会議や会合を上手に断る方法に、前もって「それに出るのは難しい」ということを伝えておくというのがあります。

会議や会合の話が持ち上がった頃から「この頃はちょっと無理かもしれません」と伝えて、予防線を張っておくようにします。

会議や会合に出るように言われた時、その場で急に「無理です」と伝えても「そこを何とか」と食い下がられてしまうかもしれません。

あなたの状況が分かっておらず、相手は言えば何とか出てもらえるのではないかと思っているのです。

しかしあらかじめ「難しい」と伝えておけば、相手にも「断られるかもしれない心構え」ができているはずです。

そうすれば、会議や会合に出られないということを伝えても「ああやっぱり」と、分かってもらえることでしょう。

会議や会合を断る時、できるだけ早めに伝えることで、相手は納得しやすくなります。

場合によっては別の人を会議に参加させることもできるので、早めに出るのが難しいということを伝える様にしましょう。


3.上手に出る必要性がないことを説明する

会議や会合を上手に断るためには、こちらも上手に「出る必要性がない」ということを説明しましょう。

角が立たないように、言葉に注意をしながら、それは自分が出る必要はないのでは?と話してみるのが、上手に会議や会合を断る方法です。

会議や会合に出るように言われた時、必ずしもそれが重要なことではなかったりします。

単に人数合わせで出てほしいということもあります。

「人数合わせ」も大切な仕事でありますが、どうしても出たくないなら「それって、私の部署に関係がない会議になりますよね」と言ってみましょう。

その時に気を付けたいのが「関係ないから私は出たくない」というのではなく「よりもっと関連性の深い人がでるべきだ」と言うようにしましょう。

そうすれば、相手はこちらの言い分が最もだと分かってくれて、もっと出るべき必要のある人に、会議や会合に出るよう誘ってみるかもしれません。

会議や会合が面倒臭いそういうニュアンスを出さないように、十分注意しましょう。

その上で、その会議や会合に出る必要がないことを、きちんと理論的に説明することが大切です。


4.別の方法ではだめか聞いてみる

会議や会合を上手に断る時には、別の方法ではだめか都いうことを聞いてみるのも一つの方法です。

会議や会合には出れないけれど、代わりに会議に関連する内容のレポートを提出したりして、それでクリアにならないか、代案を伝えてみるのです。

もしかしたら、こちらが提案する代案で、十分に事が足りるということもあります。

自分の中で抱え込まずに、何か別の方法で代わりにならないか、聞いてみることも良い方法です。

その際には、相手にお手数をかけてしまうことに対して、お礼とお詫びをお伝えしましょう。

意外と上司や取引先は「あ、それでいいよ」と言ってくれるかもしれません。

まずはダメ元でいいので、別の方法ではだめか聞いてみましょう。

それがきっと上手に会議や会合を断る方法となります。

会議や会合を上手く断ろう

会議や会合を上手に断る方法というのは、相手に納得してもらうということがポイントとなります。

「まあそういう理由なら仕方がないよね」と言ってもらえるように、早めに、そして丁寧に説明をするようにしましょう。

そうすることで、相手の理解を得やすくなります。

それが会議や会合を断ってしまっても、その後関係性が悪くならないためのテクニックでもあるといえるでしょう。