営業事務とは。事務をサポートする会社の窓口

最終更新日:2015年8月10日

女性のオフィス業務で人気のある仕事の1つに事務職があります。

一口に事務職といっても一般事務、営業事務、貿易事務、医療事務、介護事務などその種類は多々あり、業務内容も異なります。

今回は営業事務とは何をする仕事かをご紹介します。

営業事務は営業担当者をサポートする仕事であり、営業アシスタントとも呼ばれます。

営業担当者とのコミュニケーションが必須となる仕事で、自社が取り扱う製品の知識も必要です。

外に出てお客様と直接接するのが営業なら、営業事務は社内で営業が仕事を円滑に出来るようサポートする縁の下の力持ち的存在です。

1.見積書・請求書作成

営業事務担当者の大きな仕事の1つとして、見積書や請求書の作成が挙げられます。

営業が外でお客様のところへ行って、自社の製品に興味を持ってもらえた際、見積もりを出すという作業が必要になります。

顧客はその見積もりを元に自社の製品を購入してくれるかどうかを検討します。

他社と比較する際にも必要な書類となりますので、正確に作成をしなければなりません。

その見積書を作成するにあたって製品の仕様書が読めなければならなかったり、見積もり価格の計算方法を知っていなければならなかったりと、営業と同様の知識が求められることもあります。

契約が成立したら、正式な請求書を作成するのも営業事務の仕事です。

これも、請求金額を間違えてしまっては、顧客に迷惑をかけるだけでなく自社の雑損、雑益に影響を及ぼしてしまいますので正確さが求められます。


2.顧客管理・納期管理

外へ出て仕事を取ってくるのが営業ですが、営業事務担当者が直接お客様とやりとりをすることも多いのが実際のところです。

電話やメール、FAXでのやりとりは営業事務のスピーディーさが求められることが多く、外にいてなかなか捕まらない営業よりも社内にいる営業事務に連絡をしてくる顧客も多いです。

そのため、普段から顧客管理を徹底することも求められます。

会社の規模にもよりますが、営業担当者は1人で何十~何百社と担当します。

そのアシスタントをする人も、複数社担当することになりますので、どこの顧客なのかすぐわかるようにしておく必要があります。

そして特に顧客が気にするのが「納期」です。

その調整をするのも営業事務の仕事です。

納期は短ければ短いほど顧客には喜ばれますが、社内で調整をするのも営業事務の腕の見せ所となります。


3.製品の受注・発注

お客様に納期通りに製品を納品するために注文を受け、その製品を発注し手配するのも営業事務の仕事です。

ここでも品番に間違いがないか、価格に誤りがないかなどを細かく注意して確認する必要があります。

納品すべき製品を間違えてしまったり、個数や価格を間違ってしまったりするとクレームにもつながります。

営業事務担当者には一番神経を使うところかもしれません。

正確に顧客の元へ納期通りに製品を納品するために、素早い対応が求められるだけでなく、受注~発注までどのくらい時間が必要なのか、また在庫はどのくらいあるのかなど把握しておかなければならないこともたくさんあります。

営業担当者と連携を取りながら社内外ともに調整をしていかなければならないことが多いので高いコミュニケーションスキルが必要です。


4.社内・社外資料作成

営業担当者が使用する資料や、社内会議で投影する資料の作成を頼まれることもあります。

営業担当者は社外にいることが多いので、大枠の資料を営業事務担当者が作成し営業が手直しを加えます。

またその逆もあります。

資料を作成するためには営業事務担当者自身も内容をわかっていなければ作成できませんので、ある程度の製品知識も必要です。

そしてこれは今までお話しした業務の全てにいえることですが、当然ながらPCスキルも必須です。

Word、Excel、PowerPointが使えれば十分でしょう。

会社によっては社内システムを使用する場合もありますので、基本的なPC操作が可能である必要があります。


5.必要経費の精算・事務処理

営業担当者の出張精算や顧客への手土産代などの精算処理を頼まれることもあります。

接待の会場予約や費用精算も営業事務が担当することが多いです。

それに伴う事務処理一般として、社内申請書類の作成や上司への承認依頼などが挙げられます。

接待届を書いたり、出金伝票を書いたりという一般事務的業務も発生します。

これらを1日の流れの中で優先順位を決めてこなす必要がありますので時間管理能力も必要になってきます。

時間管理を間違えてしまうと納品ミスにつながってしまったり、業務が終わらず残業が増えてしまったりすることもあります。

効率的に処理を進められる能力も必要ですね。

営業事務は会社の窓口となる重要なポジション

営業事務は営業担当者をサポートする仕事でありながら、お客様と会社の窓口となる重要な存在でもあります。

近年では企業のグローバル化によって海外と関わる機会も増えてきています。

そうなると貿易や為替の知識なども必要になります。

高い処理能力と知識が求められる営業事務の仕事にはスキル獲得の機会がたくさんありとてもやりがいある仕事です。

お客様や営業担当者から「いつもありがとう」と言ってもらえる素敵な職種です。