正しいメモの取り方。相手に好印象を与えよう

最終更新日:2015年6月6日

人の話をメモを取りながら聞くということがあります。

ビジネスシーンで特に多くみられることですが、ビジネス以外でも、たとえば人から料理のレシピを教わるときなどは、メモを取ることが多いでしょう。

では、どのようにメモを取ると相手に好印象を与えることができるのか。

ポイントを5つご紹介します。

1.事前に「メモを取らせていただきます」と伝えましょう

特に目上の人から何かを教わったりする場合、まず最初にしなければならないのは、メモを取ることを了承してもらうことです。

たとえば、初対面の人の話を聞くのに、黙ってメモを取り始めるのはマナー違反。

それがプロの記者やインタビューアーによる取材であれば、メモを取ることは相手も当然と考えます。

けれど、そうではない一般的なビジネスシーンやプライベートでのレクチャーなどでは、いきなりメモを取るべきではありません。

話を聞き始める前に、「メモを取らせていただきます」と一言断りを入れるようにしましょう。

相手が「NO」と言うケースはまずありません。

ほぼ100%「いいですよ」と答えるでしょう。

けれど、それが大人のマナーなのです。

嫁姑のような間でも「お義母さん、間違えて覚えるといけないので、メモを取らせてくださいね」と言うことによって、印象はずっと良くなるはずです。


2.視線は「相手の顔7割、手もと3割」を意識しましょう

メモを取りながら相手の話を聞くとき、なかなか難しいのが「視線」です。

ありがちなのが、メモを取ることに夢中になるあまり、相手の顔をまったく見ないというケース。

熱心さは伝わりますが、これでは人間同士の話という印象にはなりません。

相手はまるで、「記録マシーン」に向かって話しているような虚しさを感じてしまうことでしょう。

逆に、相手の目だけを見つめてメモを取り続けるのも、やや不自然な印象を与えます。

人の話を聞くときの視線は、「相手の目や顔」が基本ですが、ときおりメモをとっている自分の手もとにも視線を落とすのが、より自然なやり方です。

目安としては「相手の顔が7割、自分の手もとが3割」ぐらいの割合で視線を移すように意識するといいでしょう。


3.ときおり「相づち」を打ち、「合いの手」を入れましょう

これも、メモを取ることに夢中になってしまう、まじめなタイプの人がやりがちなのですが、まったく何の反応もしないで、メモ書きに専念するというケースも少なくありません。

人の話を聞くときは、適度な相づちや合いの手を入れるのが、ふつうの大人のふつうのマナーです。

メモを取りながらの時でもそれは同じ。

ですから、相手の話の「句読点」のところで相づちを打ったり、話の合間に「なるほど」「それは知りませんでした」「勉強になります」などの合いの手を入れるようにしましょう。

つまり「話を聞く」「メモを取る」「相づちや合いの手を入れる」という3種類の行為を同時に行うわけですから、はじめはなかなかうまくいかないかもしれません。

けれど、慣れてしまえばそうむずかしいことでもありませんから、自然にできるようになるでしょう。

大切なのは、その3つを同時に行うという意識を持つことです。


4.話が一段落したタイミングで、メモの要点をチェックしましょう

話をする相手にとって一番気になるのが、「自分の話の内容がきちんと伝わったか。

間違って解釈されていないか」ということです。

特にメモを取りながら聞くような話は、内容が込み入っていたり、むずかしかったり、項目がたくさんあったりして、ともすれば間違って伝わりやすいものでしょう。

だからこそ、こちらはメモを取るわけです。

ですから、「ちゃんと伝わっている」ということを相手に知らせる必要があります。

それによって、相手は安心し、好印象を持つのです。

相手の話が一段落したタイミングで、ぜひ、メモ書きをもとに話の要点をチェック、「ここはこういうことですね」「ここがポイントという解釈でよろしいですね」と確認しましょう。

たとえば話の重点が3つあれば、その3つを復唱して確かめるのです。

これで、相手は安心しますし、こちらも間違った解釈をしないですむのです。


5.メモに基づいた質問をしましょう

もう一つメモをとる時のポイントがあります。

それは、メモに基づいた質問をすること。

話が一段落したときよりも、話が終了したあとがベストのタイミングです。

相手に「何か質問は?」と聞かれる前に質問したほうが、積極的な印象を与えます。

「メモを取りながら聞いたからこそ、的確な質問ができる」ということが少なくありません。

それをアピールすることによって、相手は好印象を持つのです。

質問することによって、こちらの理解が深まることは言うまでもないでしょう。

メモをとる時のマナーは非常に大切

相手に好印象を与えるメモの取り方について、5つのポイントをご紹介しました。

「事前に了解を得る」といった、純粋なマナーに関するポイントもありますが、多くは、「相手に好印象を与えると同時に、話の内容を正確に把握するための方法」でもあります。

つまり、自分にとって「実利」もあるのです。

人間関係をよくすると同時に、話の理解を深めることもできるのですから一石二鳥。