現代社会は情報が早く、それゆえ仕事量も多くなっていきます。
でも仕事を早く終わらせ、余裕のある生活を送りたいものですよね。
そこで、今回は今やっている仕事を効率化する方法をご紹介します。
仕事のスケジュールを可視化する
仕事の効率が悪いパターンとして、スケジュールを書き出していないということが挙げられます。
スケジュールを可視化していないと、目の前の仕事に集中できなくなるものです。
具体的には、連絡を取りたい相手がいるが、なかなか連絡がつかない時、他の仕事の合間に電話をかけるとします。
しかしこれでは他の仕事をしている間も電話をかけることに気を取られたり、電話をかけること自体忘れてしまいがちです。
このようなことを防ぐため、スケジュールを書き出しておきましょう。
上記のように相手の都合によるものは、一度うまく行かなかった場合、思い出した時にかけるのではなく「次は午後2時に電話をかける」など、明確に時間を決めてしまいましょう。
明確にスケジュールを書き出しておくことで、他の残っている仕事に意識が囚われず、集中して効率的に仕事を行うことができるようになります。
作業を人に任せる
仕事の効率が悪い人は、1から10まで全て自分で仕事を行なう、責任感の強い人かもしれません。
例えば、一連の作業の中でも、最後はの入力は誰にでもできるのに、人に任せるのは不安、もしくは気が引けると思い、自分で行なってしまいがちです。
しかし、そこは割り切って人に回せられる部分は極力パートやアルバイトに任せてしまいましょう。
パートやアルバイトに任せるのは不安かもしれませんが、人は間違えるものだと割り切り、最終チェックだけ自分で行うことにしましょう。
また、人に任せるとなると、どの部分を自分で行い、どの部分を人に任せるか考えるようになり、仕事のフロー化が進みます。
フロー化ができれば、全体的な作業効率もアップします。
Excelのマクロを活用しよう
前任者から引き継いだやり方をそのまま行なっている場合、効率の悪い方法ではないか、もっと効率の良いやり方があるのではないかと疑ってみてください。
特にアナログの作業の場合、デジタルで行えるか見直しましょう。
現代ではExcelはどの会社も必ずと言って良いほど使用しているものです。
Excelにはマクロという簡単なプログラミングをできる機能があり、これを活用すれば今まで1件1件行なっていた作業が一括で行えるようになります。
更にそのマクロが作業をしている間、他の仕事が行えるようになります。
プログラミングなんて難しいのではないかと躊躇うかもしれませんが、1から入力する必要はなく、実際に行った工程を記憶しておく機能があるので、ぜひ活用しましょう。
仕事を引き受けすぎない
仕事が終わらない場合、そもそも仕事量が多いということがあり得ます。
大丈夫だろうと思い引き受けているうちに、いつの間にか一人ではかかえきれない量になっているのかもしれません。
自分にできる仕事量かどうかを見直しましょう。
また、会社内だけではなく、取引相手にも、自分が行えないものは明確に伝えましょう。
クレームの電話に対してもそうです。
相手の意思を汲み取ることも大事ですが、期待を持たせてしまうと会話が長引いてしまいます。
こちらが対応できないものについては明確に否定をし、会話を短く終了しましょう。
こうすることで他の仕事に使える時間が格段に増え、仕事の効率化に繋がります。
作業場を見直す
作業効率の悪い原因の一つに、場所が狭いということが挙げられます。
書類を大量に扱う仕事では、書類を分類することで作業がしやすくなる場合があります。
しかし自分の机で作業していると、そのスペースは狭いものです。
その場合は、休みの人の机も借りる、空いている部屋を確保するなどし、作業スペースの拡大化を計りましょう。
また、仕事に使う書類や物の場所を見直しましょう。
取りやすい場所にあるでしょうか。
その時の仕事の内容に沿って、必要なものを近くに、使わないものは机の下などに閉まってしまいましょう。
そうすることで仕事の効率が上がります。
スピードを速くする
仕事にはアイデアと実際の作業との2つが必要ですが、単純に作業の速度が遅いことが仕事の効率を下げている一因となります。
単純に考えれば、二倍のスピードになれば二倍のスピードで仕事を処理できるようになります。
また、仕事のスピードを上げるには、作業ごとにまとめて処理する事が望ましいです。
例えば、1件につきA→B→Cという手順を行い、100件同じ作業を繰り返す場合、1件1件終わらせるのではなく、100件まとめてA、次にB、最後にCと、作業を分けて終わらせる形です。
1件ごとに処理をすると、次は何を行うべきか迷う時間が生まれますが、同じ処理をまとめて行えばそんなことはありません。
また同じ作業の繰り返しだからこそ、ミスも少なくなります。
仕事を効率化させよう
現代はワークライフバランスが大切だと言われていますが、誰しも仕事は効率良く済ませ、私生活も充実させたいものです。
目の前の仕事をより速く行うにはどうすれば良いか、常日ごろ考え、少しずつでも確実に改善していきましょう。
「仕事を効率化させる方法とは？今の仕事を楽に短く終わらせよう」への感想コメント一覧
仕事を早く終わらせたら、他の人の仕事が自分に回ってくるだけなのですよね現実は。自分のペースで進められる仕事にあこがれます。