転職の応募を辞退する方法。一番スムーズに辞退するにはメールか電話

最終更新日:2016年3月14日

転職の選考に応募したけれど、途中で気が変わり辞退したいと考えている方もいらっしゃるでしょう。

この転職の選考を途中で辞退する場合、一体どのような方法を取れば良いのでしょうか。

どのような方法を取ればトラブルなくスムーズに辞退できるのでしょうか。

そんな転職の応募を辞退するための方法をご紹介します。

1.転職サイト上で辞退処理を行う

まず転職サイトを利用して転職の応募をした際の話となりますが、転職サイトによっては一度選考に応募しても、応募をキャンセルする辞退処理が出来る場合があります。

まずは利用した転職サイトのヘルプなどを確認し、この辞退処理が出来るか確認し、出来る場合はそれを利用して辞退しましょう。

こういったシステムがある場合は、辞退ボタンなどを押すだけで簡単に辞退可能です。

ただし、こういったシステムが用意されていた場合であっても、辞退処理が行えるのは、概ね応募から数時間~1日程度です。

応募から2日、3日経過すると企業側が応募を受理しシステム上では辞退が出来なくなる場合が多いですので、応募からある程度時間が経っている場合はこの方法での辞退は難しくなります。


2.メールで辞退を伝える

選考を辞退する場合は、メールで辞退を伝えるのがオススメです。

求人情報の中に採用担当の連絡先が書かれているかと思いますので、そこに書かれているメールアドレスに向けて選考辞退のメールを送りましょう。

辞退メールは「申し訳ありませんが選考を辞退させて頂きます」だけでも構いませんが、出来れば辞退する理由までしっかりと述べられると、印象を悪くせず辞退する事ができます。

辞退のメールを送れば、後は相手企業側が「わかりました」と辞退を承認するメールが送られてきますので、これで辞退は完了です。

選考の辞退を拒否する事は相手企業側にはできませんので、辞退のメールを送れば必ず承認されます。

辞退のメールは、辞退をしたという証拠になりますのでその後もしっかりと保存しておきましょう。

なお、一部の転職雑誌などでは「メールでの辞退はNG」と書かれていることがありますが、辞退はメールで問題ありません。

たしかにメールだけですと相手企業へ悪印象を与える場合もあります。

しかしその企業に就職はしない訳ですし、メールだからといって辞退が承認されない、拒否されるという事はありえませんので、基本はメールによる辞退だけで問題ありません。


3.メール+電話で辞退する

もし、丁重に辞退したい場合は、メールと電話両方で辞退の連絡をする事をオススメします。

まずは、前述した通りの内容で辞退メールを採用担当に向けて送ります。

その後、採用担当に向けて電話で、辞退表明を改めて行いましょう。

「先ほどメールを送らせて頂きましたが~」といった切り口で、2段構えの辞退表明を行います。

メールだけで辞退すると、中には嫌気する採用担当者もいますので、メールと電話2つで辞退を行うと相手の印象を悪くせず辞退する事ができます。

なお、電話だけで辞退すると人的なミスで辞退が伝わっていなかったという事も起きかねませんので、電話だけで辞退するのは控えましょう。

メールと電話2つで行う事が大切です。


4.手紙で辞退する

古典的な方法ではありますが、手紙で辞退しても問題はありません。

この場合は、求人情報の中に企業の住所もしくは採用部署の住所が書かれているかと思いますので、そこに書かれている住所に向けて選考辞退の手紙を郵送しましょう。

特にフォーマットなどはありませんので、辞退が伝わる内容の文を書けば問題ありません。

なお、手紙で送る場合は「○○株式会社採用担当様宛」と採用担当への手紙だと分かる様なあて先として郵送しましょう。

手紙を郵送したら、後日メールもしくは電話で採用担当者から辞退を承認する連絡がきますので、それをしっかりと受けた上で辞退は完了です。

手紙を送っても場合によっては届かなかったり見落とされる事もありますので、採用担当者側から辞退承認の連絡を受けて初めて辞退と判断しましょう。


5.無視する

選考に応募すると、その後採用担当者からメールや電話などで面接や説明会の日程の連絡があります。

この連絡をことごとく無視していれば、採用担当者は辞退と判断しますので、最悪の場合、なにもせず無視していても辞退は完了します。

ただしこの場合、相手側にかなり悪印象を与えます。

系列会社の面接の際に響く事もありますし、出身校の名に泥を塗る形になる事もありますので、無視するのは極力やめた方が良いでしょう。

辞退する際にはメールと電話が基本

この様に辞退する方法はいくつかありますが、基本的にはメール、もしくはメール+電話で辞退をする事をオススメします。

また、辞退は出来る限り早い段階で伝える事が大切です。

先延ばしにすると相手側も事務処理などの関係で迷惑がかかります。

辞退を決意した時点で早めに採用担当者に連絡しましょう。