誰かが退社することとなり、自分がその後の仕事を任されることになる。
こうした引き継ぎはよくあることで、引き継ぎが上手くできていないと自分の仕事に支障が出てしまいますよね。
しかし前任者が引き継ぎをきちんとしてくれないとなると、自分がどうにか対処しなければなりません。
前任者が引き継ぎをきちんとしてくれない時、どう対処することができるのでしょうか。
前任者に直接伝える
まず、前任者は後任に引き継ぎをするということ自体が、仕事の範囲内です。
退社するその日までは、仕事に責任を持ち、また辞めた後その人がしていた仕事を誰かがやらなければならないという事実を把握してもらう必要があります。
仕事の内容によっては、その人しか知らない情報や方法がある場合も存在するため、居なくなられてからでは困ってしまいます。
こうした事実を前任者に伝えつつ、引き継ぎをきちんとしてほしいという思いを直接伝える必要があります。
「辞めるのだから引き継ぐのが義務」とストレートに言うことは難しいかもしれませんが「これはどうやるべきですか?」「こういうケースはどう対処すべきですか?」と、後々必要になる情報や方法は、自己流で済ましてしまうのではなく、細かく前任者に聞いてみましょう。
このようにしていくだけでも、情報や方法をコツコツと知ることができ、引き継ぎとして活用することができます。
まずは前任者に直接知りたいこと、分からないことを聞くことが大切です。
その上で拒否される場合、他の方法を探してみるべきでしょう。
上司に相談して把握していく
その人じゃないと仕事の内容が把握できない、その人しか頼る人がいないというケースだけではないですよね。
大きな会社や皆で協力しての仕事の場合は、上司がまとめ役となって指示したり、アドバイスしたりしていることでしょう。
前任者が引き継ぎを上手くしてくれないという場合は、上司に相談するということも対処の一つです。
「○○さんからの引き継ぎが上手くいっていない」「なかなか教えてもらえない」という状況を話した上で、どのように仕事をするべきか、進めていくべきかを上司と話し合いを持ちながらでも良いでしょう。
前任者が引き継ぎをしてくれないという場合、自分がそこに非がある訳ではありませんよね。
むしろ「引き継ぎをしてもらいたい」と意欲すら持っている状態であるため、多くの上司は理解してくれるはずです。
どのように仕事を進めれば良いのか、引き継いでいけば良いのかを、上司という立場の人に相談してみると、的確で良いアドバイスがもらえるかもしれません。
資料から情報を取りいれる
会社によっては、マニュアルのような資料が存在しますよね。
こういう時にはどう対処すべきか、方法はいくつあるのかなど、詳しく詳細がのっていることもあります。
前任者が引き継ぎをしてくれない場合、こうした資料から情報を得るという方法も良いです。
自分がこれからすべき仕事の内容、仕事の流れを把握するために、前任者が頼りにならないという場合は、他の方法で情報を得るしかありません。
例えば前任者のデスクにそのマニュアルとがあるとしたら「ちょっと把握しておきたいので、資料お借りしても良いですか?」と一言添えて借りてみましょう。
その人自身が作ったマニュアルでなければ「どうぞ」と貸してくれるくらいはしてくれるでしょう。
会社が作ったマニュアルであれば、その内容から外れてさえいなければ、違反などにはあたらないため、有効に活用することができます。
前任者からの引き継ぎがされない場合は、こうしたマニュアル、資料から情報を取りいれることもできるでしょう。
前任者をよく観察する
「目で見て盗め」と言われるように、前任者の口から情報を得ようとするのではなく、自ら観察することで仕事を引き継ぐということもできるでしょう。
前任者がどのような仕事をしているのか、どのような方法を用いているのか、主に何を重点的にやっているのかを、よく観察して盗むのです。
教えてくれないという場合は、このように自分で仕事を学ぶしかなく、手段方法を盗む必要があります。
よく観察することによって、後から「そういえばこういう時はこうしてたな」と思い出すことができるため、一つの材料となります。
長くよく観察することによって、流れを掴めたり、把握できたりと、直接引き継ぎされていなくても学べることはたくさんとあるものです。
手が空いた時には前任者をよく観察し、どのような仕事をしているのか情報を自分で得るようにすると、その後の仕事に困ることが減るでしょう。
前任者が引き継ぎをしてくれるように仕向けよう
前任者が引き継ぎをきちんとしてくれない場合、その人がいなくなってから困るのはあなた自身です。
かといって「引き継ぎしてくれなかったから」という言い訳はなかなか通じず、自分が失敗ミスしたことになりかねません。
前任者がいるうちにできる対処法はできるだけ試してみる。
そうでないと自分が後々大変な思いをしてしまいます。
様々な方法を用いて前任者から、あるいは上司から情報を得て、仕事に支障が出ないよう努めてみましょう。
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