社会人になった時に初めに悩むのがビジネスメールです。
その中でも締めの言葉をどうすれば感じのいい印象を与えることができるか悩んだ事がある人は多いと思います。
そこで、ビジネスメールで相手に好印象を与える締めの言葉をご紹介します。
きちんと結びの言葉を意識して使う
ビジネスメールでは最初の挨拶と最後の締めの言葉の両方が大事です。
最初の挨拶はしっかりしているのに、締めの言葉を使わないと間抜けなメールになってしまいます。
ですので締めの言葉を必ず使いましょう。
しっかりと締めの言葉が使われているビジネスメールは相手に好印象を与えることができます。
無難だからと時候の挨拶ばかりを締めの言葉として使っている人がいますが、もし返信を求めるメールの場合時候の挨拶を締めの言葉として使うと何を言いたいのか分からなくなってしまいます。
相手に失礼にならないように、締めの言葉をどうするかしっかりと選んで送るようにしましょう。
新社会人等で仕事をするのが初めてで不安な方は、できれば上司や同僚に見てもらうのをオススメします。
自分ではいい締めの言葉だと思っていても他の人からみたら「ちょっとおかしいのでは?」という場合がありますので、他人にメールを確認してもらってその締めの言葉で正しいかをチェックしてもらいましょう。
時候の挨拶を使う
ビジネスメールの締めの言葉で一番使う機会が多いのが時候の挨拶です。
時候の挨拶は初めの挨拶から終わりの挨拶まで季節の言葉で関連して繋げることができるので、メールの文章に統一感を出すことができます。
大事なのはしっかりと調べてから書くことがポイントです。
初めの言葉と終わりの言葉の季節が微妙に違っているとちぐはぐなビジネスメールになってしまいます。
暑中なら暑中で統一する等季節がちぐはぐにならないようにしましょう。
時候の挨拶を使ったメールは美しく季節感を出すことができます。
ですので相手から「季節をしっかり大事にしている会社なんだな」と好印象を与えることができます。
今後もお付き合いをしたい場合
今後もお付き合いを考えている会社とのビジネスメールの場合は「今後共お引き立ての程よろしくお願いします」や「これまで同様今後共よろしくお願いします」がベストです。
この一言が入っていると、相手も「感じがいいな、今後もこの会社と付き合っていきたいな」と好印象を与えることができるので、いい印象を持ってもらったまま円滑に次の仕事も一緒にすることができます。
相手から連絡を待つビジネスメールの場合
相手から連絡を待つ場合の締めの言葉は「お忙しい中大変恐れ入りますが、ご連絡をよろしくお願いします」または「大変お忙しい中恐れ入りますが、ご連絡を賜りますようお願いします」等がオススメです。
「お忙しい中恐れ入りますが」で相手の事を気づかっているのが分かりますので、読んだ人は「きちんとこちらの時間の事も考えてくれている」と好印象を与えることができます。
この一言があるとないのとでは印象が大きく変わりますので、必ず入れるようにしましょう。
また、早めに返信が欲しい場合はより慎重に締めの言葉を考える必要があります。
「お手数ですが、この日までに返信をよろしくお願い致します」等日付の前に何か一言あると柔らかくかつ丁寧な印象になります。
初めての取引先等に出すメールの場合は「心より返信をお待ちしております」の一言があると相手に「我が社を優先してくれている」等好印象を与えることができます。
お詫びのメールの場合
期待に応えることができそうにない場合、すぐにお詫びのメールを出しましょう。
お詫びのメールの場合、締めの言葉も大事ですが何より早く出すことが重要です。
例え期待に応えることが難しくても、早めにメールを出すことで誠実さを相手に伝えることができます。
お詫びの言葉にも「貴社のご好意に答えることができずに誠に申し訳ございませんでした」「重ねてお詫び申し上げます」「深く反省いたしております」とう様々な言葉があります。
時と場合によってどの言葉がふさわしいかしっかり考えて選びましょう。
締めの言葉をしっかりとすることで相手に本当に申し訳なかった事を伝えることができます。
それまでお詫びの文章を丁寧に書いても、締めの言葉がしっかりとしていないと相手に不信感を与えてしまいますので何度も読み返したりどの言葉が合うか推敲しましょう。
ビジネスメールの締めの挨拶をしっかりとしよう
ビジネスメールで相手に好印象を与える締めの言葉については以上です。
上手に締めの言葉を書くコツは、時と場合によってしっかりと言葉を選ぶことです。
最初の挨拶と最後の挨拶がつながっているかを確認することも大事です。
この二つがしっかりしているとしっかりした文章のビジネスメールだと相手から好感を持ってもらうことができます。
何度も書いているうちにコツが分かってくるので、上記を参考に何度もメールを書いて美しい締めの言葉の入ったビジネスメールを書けるようになって下さいね。
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