電話をとったものの相手の名前を上手く聞き取れなかったということありますよね。
そこで今回は電話対応で名前が聞き取れなかった時の対処法についてご紹介します。
自分が悪いという気持ちを見せる
周りの雑音や電波状況、相手の話し方など条件がいくつもありますが、「あなたの話し方が悪いから」と相手に受け取られないように言葉を選びましょう。
「申し訳ございません、こちらの電波が悪いようで・・・もう一度お聞かせいただけますでしょうか?」などこちらの不備をお詫びするのも大切です。
「どのような漢字でしょうか?」など、聞き取りにくい時はヒントを聞き出す方法もいいでしょう。
企業名が聞き取れず、担当者名は聞き取れた時は?
まずは気持ちよく「いつもお世話になります」と応え、先方の用件を聞きます。
その時「○○様～ということですね」など、相手の話す内容を復唱しながら「相手の名前を織り交ぜる」のがポイントです。
すると相手に信頼感や親しみを感じてもらえます。
そして用件を全て聞き終えた後に、「では、～ということですね」と復唱します。
先方が「はい、そうです」と応えた後「すみません。○○様、御社のお名前だけもう一度お聞かせいただけますでしょうか?」と尋ねると「あ、○○です」とすんなり聞くことができます。
企業名は聞き取れたが、担当者名は聞き取れなかった時は?
この時も最初は気持ちよく「いつもお世話になります」と応え、先方の用件を聞きます。
そして用件を聞き終えた後に、「では、～ということですね」と復唱します。
先方が「はい、そうです」と応えた後、「すみません。○○株式会社の、・・・お名前だけもう一度お聞かせいただけますでしょうか?」と尋ねると、「あ、○○です」とすんなり聞くことができます。
企業名も担当者名も聞き取れなかった時
この場合は用件に入る前に、間髪入れず「申し訳ございません、もう一度お名前お聞かせいただけますでしょうか?」と低姿勢でお願いすることが大切です。
そして必ず「ありがとうございます。○○株式会社の△△様ですね。いつもお世話になります」と爽やかに復唱します。
長くて聞き取りにくい時は、短く言葉を切りながら、メモを取っている様子が相手に伝わるように「○○株式会社の・・・・△△部の・・・・□□課の・・・●●様ですね」少しずつ復唱しながら追っていくと、相手もゆっくり話してくれます。
そして必ず「ありがとうございます」とお礼も忘れずに伝えます。
相手の名前が聞き取れなかったとしても誠実に対応しよう
どんな状況であっても、常に「あなたの話を聞いています」という誠実さ、「私がきちんと聞き取れず、申し訳ございません」という気持ち、「正確に聞き取って、次の人に伝えます」という姿勢は、見えない相手だからこそ大切にしましょう。
そうすることでもし名前を聞き取れなかったとしても相手が怒ってしまうというケースは少なくなります。
「電話対応で相手の名前が聞き取れなかった時の対処法4つ」への感想コメント一覧
電話では相手の顔が見えないだけに言葉というものがとても大事ですね。相手に対して素直な対応をすることがいかに大切かということが良く分かりました。私も電話で初めての方との会話で、よく名前を聞き違えられることがあります。私の発音に問題があるのかも知れませんが、その場合何度も名前を繰り返す必要がありますが、相手から名前の漢字を聞かれることが一番いい方法だということが思ったことがありました。今回の記事でいろんな方法が紹介されていますので、ぜひ参考にしたいと思います。