面接辞退時メールの書き方のポイント4つ

最終更新日:2015年9月27日

一度はご縁があって面接まで進んでいた会社へ、何らかの事情で面接を辞退することになるというケースは就職活動中の人にはよくあることです。

今日は社会人として、または就職活動生として、面接辞退のメールを採用担当者に送る時に注意しなくてはならないポイントをご紹介します。

1.連絡はメールでもOK

採用の時期の人事担当者というのはとても忙しいものです。

日中は外出していたり、応募者への対応に追われていて自分の席にいないこともしばしば。

電話をかけることが逆に先方の迷惑となってしまうこともなきにしもあらずです。

もし最終面接に進んでいて、人事担当者とも何度も顔を合わせていたりする場合は別として、面接を辞退する場合はメールの連絡で十分かもしれません。

このメールを送った時点でその会社とはご縁が切れてしまうとは言え、あなたが一度は興味を持って入りたいと思っていた会社です。

会社側もあなたに会いたいと思ってくれたわけですから、メールの内容に気をつけるのはもちろんですが、メールを送る時間も注意しましょう。

早朝や夜中は避け、ビジネスアワー内に発信するようにしましょう。

始業時間すぐは、メールがたまってしまっていて、担当者が見逃すこともあります。

担当者の朝のメールチェックが終わる時間帯の10時頃から遅くとも19時位までに送るようにしましょう。

昼休みの時間も避けた方がベターです。


2.メールで辞退の旨を送る際の注意点は?

まず、自分のメールアドレスに注意です。

これは履歴書を書く段階から注意しなくてはならないことです。

ちょっとふざけたメールアドレスや、こどもっぽいアドレスを設定している人はGmailなどでもいいのでフリーメールアドレスを一つ取得しておくといいでしょう。

また忙しい人事担当者が一目で内容がわかるように題名は「面接辞退のお願い」等の簡潔なものにしておくことがポイントです。

そして、何より大事なのは、「この会社の面接を受けるのをやめよう」と決めた時点で、なるべく早くメールを送ることです。

あなたがぐずぐずしている間に、会社は他の人材を探すチャンスや時間を逃してしまうかもしれません。

社会人たるもの、常に相手の迷惑を考えて行動することが常識です。


3.面接を辞退する際にメールの内容へ入れ込みたいこと

相手の会社名、役職、お名前(様)のあとに本文を書きます。

「お世話になっております。○月○日○時に面接のお時間を頂戴しております○○大学の○○です」というように出だし部分で、自分が誰だかしっかり自己紹介しておきます。

担当者はこの冒頭部分とメールのタイトルだけで「ああ、○○大の○○さんが面接辞退するんだな」と状況を把握できます。

また、基本的に面接辞退に至る経緯や理由は不要かと思いますが、どうしても伝えたいのであれば、簡潔明瞭に書き添えておきましょう。

これは会社にとってもあなたにとってもネガティブなものは避けることが常識です。

そして必ず「せっかく面接の機会を頂いた」事に対して、恐縮な気持ちや、申し訳ない気持ち、そしてあなたにチャンスを与えてくれたことへの感謝の気持ちを入れ込みましょう。

また、メールの最後には、自分の名前や連絡先等を書いた署名を入れましょう。


4.もしも返信があったら?辞退の理由を詳しく聞かれたら?

すでに最終面接まで行っていたような会社の面接を辞退した場合はメールだけでなく、電話で直接人事担当者にご挨拶とお詫びをするほうがいいかもしれません。

しかしほとんどの場合はあなたからの面接辞退メールに担当者からの返信があって終了ということになるでしょう。

採用側からしても、面接辞退や内定辞退は珍しいことではありませんので、そういったメールがきた場合の定型の返信文が用意されていたりします。

そのような返信には、こちらから再度返信する必要はありません。

しかし「○○さんは、どうして辞退したのですか?差支えなければ理由を教えて下さい」とか、「参考までに弊社のどういったポイントが辞退に結び付いたのか教えて頂けますか」というようなメールがくる可能性もあります。

これはあなたを引き留めたいということではなく、単純なリサーチです。

このメールは無視せずに、「他社から内定を頂いたので」等の辞退理由を、24時間以内に送信してください。

中にはどうしてもあなたを採用したいから考え直してほしいというメールがくるケースも。

この場合も24時間以内に一度返信しておきましょう。

面接辞退のメールは早めに送ろう

せっかく面接のチャンスをもらったのに断るのは申し訳ないと、悩んでいるかもしれません。

しかし採用担当者はそんなことは慣れっこです。

どうやって断ろうと悩んで、連絡が遅くなるのが先方には一番迷惑がかかりますから、決断したら早めに連絡しましょう。