仕事上、会議という時間が設けられることがあるでしょう。
ただ、その会議の時間が長くなってしまうと、その後の仕事に支障が出ることもあります。
長い会議を短くして、効率よい会議にするためにはどのような方法があるでしょうか。
予め時間を細かく刻んで計画を立てる
会議が始まるにあたって、様々な資料を用意したり、流れを想定したりと事前に作業をすることも多いでしょう。
この時、会議の流れを一覧にして、スケジュールのように明確にすることで、周りの人に時間を意識してもらうことが出来ます。
例えば挨拶の時間は3分間、一つのテーマの時間は10分間、というように、細かく会議内容を刻むことで、テンポよく会議を進めることが出来るのです。
時間が予め決められていない会議は、いつまでも議論が続き、話が解決するまで次の議題に進むことが難しく、いくら時間があっても足りない状況を作り出してしまいます。
またそれによってその後の仕事に影響が出たり、時間が長くなりすぎて最後まで話合えなかったりと、他の問題も出てきやすいです。
会議にあたって事前に準備する段階で、テーマや議題によっての時間配分を細かく指定しておくと意識させることが出来るでしょう。
質問疑問が出そうなものを予測しておく
会議の中で「きっとこのテーマは質問が殺到するだろう」と予測できるものがあるでしょう。
難しい問題であったり、皆が注目しているテーマであれば、大抵質問疑問が出ることは予測できます。
予めこのように把握できることがあれば、資料と一緒に答えを提示しておくことも良い方法です。
「これはなぜですか?」と質問された時に「資料をご覧ください」の一言で片づけることが出来る為、時間を短縮することが出来ます。
資料に目を向ける時間が長ければ長いほど、議論となることも少なくなります。
その場での話し合い、その場での質疑応答を少なくすることで、会議の時間を短縮することが出来るでしょう。
会議を複数回に分ける
一度の会議で手っ取り早く片付けたいと思う人も少なくありませんが、あまりのも時間が長くなってしまうと、会議自体がどうでも良いという意識に変わってしまうことも。
会議が長くなればなるほど、皆集中力を切らしてしまい、濃い話し合いが出来なくなることもあります。
短時間で会議を済ませるためには、会議の内容を細かく分けて、複数回にわたって会議を開くこと。
集中力を保つことが出来ること、また短い会議だと分かっている皆は、会議に専念することが出来ます。
ダラダラとした会議は、集中力を欠くだけではなく、時間の無駄になったり、体力を消耗したりと、良いことがあまりないのです。
一度に済ませてしまおうとするよりも、細かく複数回に分けての会議の方が、より効率よく進めることが出来るのです。
定時ギリギリに会議の時間を設定する
会社によっては出来るだけ残業をしないようにしている所もあるでしょう。
定時になったら仕事は切り上げるように、という方針の会社であれば、仕事が終わる時刻から逆算して、短い会議で済ませることが出来る時間を選びましょう。
例えば17時が定時であれば、16時からの会議に設定する。
皆が定時で帰りたい、帰らなければならないという意識の元で行っていれば、時間を自然と意識するはずです。
朝一で会議をしてしまうと、その一日がつぶれてしまう可能性もありますが、仕事終わりの時刻を意識することが出来る時間に会議があれば、伸びることは考えにくいです。
答えが出なそうなものは、後日に回すこと
いくら会議をしても、いくら話し合っても、その場では解決できないこともあるでしょう。
このような問題に時間をかけていると、会議は時間ばかりを使うようになり、永遠と話し合いが続いてしまいます。
議論の中で「これは難しい問題だな」とか「これは今答えが出ないな」と思ったことに対してはすぐに区切りをつけること。
「これについては次回話し合いましょう」と区切ることも大切です。
また、会議の中で話からずれてしまっている発言や、焦点が異なる所へ行った時にも「話を戻しましょう」と提案すること。
会議中、なかなか自分から発言することや、話を折ることは難しく感じてしまいますが、この区切りとなる一言がないと、時間ばかりを使うことになります。
要領よく、効率よく会議を終わらせる為にも、答えが出ないようなものは後日に回す、話がずれてきたら戻す、という決断が大切となります。
会議を短く終わらせよう
会議がダラダラ続くことを誰も良くは思わないでしょう。
意味もないことに時間を多く割いたり、次に仕事に支障を出すより、会議を短くして簡単にした方が良いこともあります。
会議の前の準備段階に時間をかけることで、会議自体の時間を短くすることは可能です。
そして、恥ずかしいとか言いにくいという問題で発言を控えるのではなく、必要なことは発言する勇気を持つことも同時に必要となってくるでしょう。
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