職場でも転勤や退職などで、去っていくという人のために開かれるのが送別会です。
送別会はなるべく盛大に去り行く人を笑顔で送りだしてあげたいものですよね。
もしもあなたが送別会の幹事をまかされたとしたら責任重大です。
どんな送別会を企画しようか頭を悩ませることでしょう。
そこで今日は、送別会を盛り上げるために幹事が気をつけるべきポイントをご紹介します。
会場選びに注意
送別会の幹事のもっとも重要な仕事のうちのひとつは「会場選び」です。
特に3月ともなると、良い場所はどこの会場も予約でいっぱいです。
早め早めにセレクトして予約をしてしまうことが大切です。
そして、会場の場所もとても大切。
皆が参加しやすい場所を選びましょう。
会社のあるエリアや、もっとも会社から近いターミナル駅など、参加者が困らないエリアの選定をしましょうね。
お店ですが、部長や課長など目上の人の送別会の場合は、失礼に当たらないような、ある程度落ち着いたお店を選ぶことが大切です。
もし若手の送別会であれば、すこしカジュアルなお店でも問題ないでしょう。
そして送別会を心おきなくもりあげるためにも、できれば個室をおさえましょう。
予算内におさえるということも忘れないでくださいね。
日程を早めに決定し、人をたくさん集める
幹事を任せられたら、すぐに日程をおさえましょう。
まず主役である送られる人に一番に予定を聞きましょう。
その予定をベースにして次はぜったいはずせない人(部門の部長や、課長など)の日程をききます。
そしてそこまで日程がかたまったら、関係者にいっせいにメールなどで送別会を行うことや日程をまずお知らせすることが大切です。
なるべく早く、参加者を集めてしまいます。
社会人ともなると、皆忙しく早めに言っておかないを時間を空けておけないのです。
送別会を盛り上げるためには、なにより多くの参加者にきてもらうことがマストです。
幹事と本人とえらい人しかこなかった…なんていう送別会は盛り上がるどころか、気をつかって疲れてしまうに違いありません。
何人の人が集められるかが、送別会を盛り上げる幹事の腕の見せ所です。
主役は去り行く人ということを忘れずに
幹事の中には、自分が主役かのように、最初の挨拶、締めの挨拶も全部行い、お店のチョイスも自分が好きなものが食べられる店や、自分が行きやすいお店などを選ぶ人がいますが、これでは周りは引いてしまいます。
幹事は送別会においてとても重要な陰の立役者であることに間違いありませんが、当日は目立ってはいけません。
参加者が楽しめているか、飲み物は足りているか、去り行く人は喜んでいるかがもっとも大切です。
最後に「良い送別会を仕切ってくれてどうもありがとう」と去り行く人に言ってもらえることが幹事にとってはご褒美になります。
そのために、当日は縁の下の力持ちとして気配り目配りに徹していきましょう。
花束贈呈セレモニーを行う
定番のセレモニーである花束贈呈も必ず行うと良いでしょう。
感極まって泣く人もいたりと、場も送別会らしく盛り上がるはずです。
幹事は忙しいので、誰か後輩や同期などに花の受取を頼んでおいても良いでしょう。
そして前もって店に届けてもらいどこかに隠しておきましょう。
花の種類はいろいろありますが、去り行く人の好みや雰囲気をみてチョイスしてあげましょう。
去り行く人ともっとも仲のよい人に選んでもらうのもよいでしょう。
宴もたけなわの頃にこっそりと花束を用意し、目上の方に渡してもらえばよいかもしれませんね。
サプライズを企画する
送別会を盛り上げるためには、サプライズ企画が効果的です。
自分のために隠れて皆で準備してくれていたんだと去り行く人も感激もひとしおでしょう。
幹事はいかに去り行く人が喜んで、新天地でも頑張ろうと思えるかを考慮しながらサプライズを考えてあげることが大切です。
オススメなのは思い出の写真をアルバムにしてプレゼントしたり、色紙に部門全員のメッセージを寄せ書きしたり、ビデオレターを作ったりなどです。
サプライズはかかわった人たちが皆「去り行く人は喜んでくれるかな」「感激させてあげたいな」などとその瞬間をわくわくしながら待つことができますし、サプライズされた人はもちろん感動し、嬉しくなるはずです。
このように全員が楽しく盛り上がるためにはサプライズは必需品です。
余興を御願いする
2時間ほどの送別会では、ときに間延びしてしまうこともあります。
そのときのために、いつも場を盛り上げることが得意な人たちに前もって御願いして、簡単な余興を御願いしておいても良いでしょう。
歌やダンス、ものまねなど、そういうことを人前でするのが得意な人は必ずいるものです。
上司の中にも歌を歌ったり、楽器を弾くのが得意な人がいるかもしれません。
去り行く人を主役にした、簡単なミニ劇などをしてもよいでしょう。
誰かが余興をすることで、場もうまくつながりますし、全員が同じものを共有し盛り上がることができるので、良い思い出にもなるでしょう。
送別会を成功させよう
幹事を命じられると「面倒くさいな」という考えが頭をよぎることもあるでしょう。
たしかに大変な仕事ではありますが、盛りあがり、送別会が大成功したあとの達成感は想像以上のものがあります。
送り出される人も、送り出す人も全員が「ああ、良い思い出になったね」と思いながら帰れるような素敵な送別会を計画できるように頑張ってくださいね。
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