飲み会・女子会の幹事や、旅行の準備、日常の家事、仕事の進め方。
毎日の様々な雑事の中、「段取り」をもっとうまくできていれば、と感じることはありませんか?
仕事にしても、家事にしても、様々な部分で段取りをつけられるかどうかで、物事をスムーズに進められるかどうかが決まってきます。
そこで今回は、段取りを付けるための「段取り力」アップのテクニックをご紹介します。
現在の状態から物事が完結するまでのステップを箇条書きにする
まず、段取り力をつけるために不可欠な能力は、やるべきことを明確にする力です。
現状の状態から、物事が完結するまでのステップを紙に列挙していきましょう。
例えば、飲み会の幹事を頼まれた時、以下の様なステップになります。
「参加者を集める」→「お店を決める」→「お店に予約を入れる」→「お店で会を開き、精算する」
このステップを列挙していく中で、「皆がどんなお店が好きか聞かないといけないな」、「時間や曜日はこの曜日で大丈夫かな」と様々なことが頭に浮かんでくると思います。
頭に浮かんできたことは、関連する出来事の近くにメモをしておきましょう。
「段取り力」に一番大切なのは、最初から最後までの流れを作ること。
あれも、これもとならないように事前にメモを作っておくことが大切です。
メモの中で優先順位を決めていく
大体の流れを作ることができたら、「今すぐにしないといけないこと」が何かを見極める必要があります。
ケースにもよりますが、優先順位のつけた方には一定のルールがあります。
まずは、それを始めないと次の工程に薦めないこと。
今回の飲み会のケースであれば、参加者を集めるという部分が一番の最優先項目になります。
次に優先順位が高いのは、結果がでるのに時間がかかること。
例えば飲み会などの場合、参加してほしい人に声をかけていても、返答までに時間がかかることがしばしばあります。
返答をもらう事が必要な物事は、優先度を高めに設定しておきましょう。
この際、注意して欲しいのが「質問を投げかける」の部分までを優先度を高めにしておくこと。
相手からの返信や返事を受け取る部分まで優先度を高く設定してしまうと、その間に出来ることを見逃してしまいます。
最後に必要なのは、作業事態に時間がかかること。
飲み会の場合であれば、「お店を決める」部分に一番時間がかかります。
行きたい場所が最初から決まっていれば問題ありませんが、場合によっては人の好みに合わせて場所をリストアップする必要があります。
飲み会の例で言えば、参加者が連絡を返してくる間にお店のリストアップを済ませておくのがベターでしょう。
突然のトラブルに段取りを崩されないようにするには?
ステップを作って、優先順位をつけて、それでも段取りがうまくいかないことがあります。
その多くの場合は、想定していなかった物事が起きる場合です。
多くのケースは、「予想していなかったステップが間に存在した場合」と、「決まっていた事を再度決めなければいけなくなった場合」の2つに分けられます。
「予想していなかったステップが間に存在した」場合。
例えば、前述の飲み会の例で言えば「開催日時を決めなければいけない」にあたります。
優先度で言えば、「参加者を集める」と「お店を決める」の間に本来であれば存在するステップです。
お店を決める段になって、このことに気づいた場合は、すぐに手をつけましょう。
参加者に声をかけている段階で気付いたのであれば、段取りメモに書き込むだけでOKです。
もう一つの「決まっていた事を再度決めなければいけなくなった」場合。
飲み会の例でいえば、決まっていた参加者の出欠が変わってしまったパターンと、決めていたお店を変えなければいけなくなったパターンの2つが考えられます。
こういう出来事が起きた場合は、「いつまでに」決めなければいけないか、期限を決めておきましょう。
こういったトラブルが起きた場合は、「流れ」と「優先度」、そして「期限」の3つを把握しておくことで、冷静に対処することができます。
「明日やろう」は絶対にNG
人によっては、段取りを組んだだけで満足してしまい、必要な行動を後回しにしてしまうこともあります。
これはいくら段取りを付ける力があっても絶対にNGな行動です。
今日やれることは今日やるをテーマに、自分から動くことを心がけて下さい。
自分が忙しくて、または苦手で出来ない行動があれば、「誰かに頼む」ことで行動を起こしましょう。
段取り力には、「行動する力」も含まれています。
段取り力を高めていこう
初めて段取りを作るときは、「苦手だな」「間違えてないかな」と不安になることも多いと思います。
苦手意識で段取りを付けることを避けるのではなく、自分に余力があるときは引き受けるようにしましょう。
何度か経験を積むうちに、自然と様々な出来事の「ステップ」が見えてくるはずです。
日頃から様々な物事の段取りをつけるようにしていくと、論理的な考え方をするトレーニングにも繋がります。
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